Við þurfum kannski ekki þennan fund
Ég þekki engan sem vill sitja fleiri fundi. Ég held að við viljum öll færri fundi. Spyrjum nokkurra spurninga áður en við bókum fundinn og þá fækkar þeim vonandi. Með því bætum við lífið.
Er planið að eiga samtal eða deila upplýsingum?
Ef þarf að skiptast á skoðunum þá er líklegt að það sé skynsamlegt að halda einhvers konar fund. Ef við erum að gefa upplýsingar um stöðu mála eða minna á hluti sem þarf að klára þá er vel mögulegt að við komumst af með póst — frekar en fund.
Gætum við leyst málin skilmerkilegaa án þess að hittast?
Ætlum við að teikna saman á töfluna til að leysa málin eða gætum við unnið saman, í sama skjalinu og klárað án þess að hittast? Ef vandamálið er skýrt og afmarkað og ljóst hver á að gera hvað getur verið skilvirkari leið til lausnar að vinna einfaldlega saman í vel skipulögðu skjali.
Mætir allt fólk á boðaðan fund sem þarf að vera þar til að markmið náist?
Við höldum ekki fundinn ef öll sem þurfa að vera þar komast ekki. Ef lykilaðili er fjarverandi er líklega betra að fresta fundi en þurfa að halda sama fundinn tvisvar.
Er þetta nauðsynlegt?
Ef fundurinn snýst um verkefni sem má bíða eða ryður úr vegi öðrum mikilvægari er líklegast best að sleppa fundinum — eða a.m.k. láta hann bíða.
Koma aðrar leiðir til greina til að leysa málin?
Gætum við sleppt því að hittast og notast við Asana, Miro, Slack, skoðanakannanir, Teams eða bara önnur tæki og tól sem koma í veg fyrir að við þurftum að boða fjölda fólks í herbergi saman?
Ef við komumst að því nauðsynlegt sé að funda er gott að svara nokkrum spurningum sem hjálpa okkur að gera fundinn betri.
Verðum við södd ef við pöntum tvær pizzur?
Fræg er tveggjapizzureglan sem er oft kennd við Jeff Bezos og Amazon. Í sinnu einföldustu útgáfu segir hún að teymi eða hópur sé of stór ef hópurinn verður ekki saddur ef tvær pizzur eru bornar á borð. Rökin eru að minni teymi séu fókuseraðri og líklegri til að koma hlutum í verk. Ef það þarf stærri hóp þá eigi einfaldlega að brjóta verkefnið niður í fleiri búta.
Gæti fundartíminn verið styttri?
Ef við komumst að því að þessi fundur þarf að fara fram þá má spyrja hvort áætlaður fundartími sé of langur. Hugsum um fórnarkostnað fundarins og hverra 10 mínútna sem stendur. Ef hann getur verið 20 mínútur í stað klukkustundar þá er engin ástæða til að bóka klukkustund. Til að auka enn tímapressuna má ákveða að taka fundinn standandi því fræðin segja að standandi fundir séu styttri og þeir nái jafnframt fram virkari hlustun, meiri fókus og skilvirkni.
Má ég fara?
Ef við höldum að ég þurfi að sitja fundinn þá mæti ég. Ef ég kemst hins vegar að því á miðjum fundi að það er ekki sérstakt virði í að hafa mig á fundinum og málin gætu leyst án minnar þátttöku, leyfðu mér þá að fara.
Er dagskrá?
Gerum öllum ljóst í upphafi fundar hvert markmið fundarins er, sendum út dagskrá fyrir fundinn og fylgjum henni. Ræðum bara það sem er á dagskránni. Ef upp koma mál sem eru utan fundarefnis eru þau sett “á bílastæðið” og leyst utan fundar.
Erum við öll á staðnum?
Það er skynsamlegt að setja fundarreglur. Við getum beðið fólk um að skuldbinda sig til að vera ekki í símanum og vera virk á fundinum. Það má biðja fólk um að svara því hvort það sé sammála því að það eigi að vera á fundinum, hvort fundurinn sé nauðsynlegur og hvort dagskrá fundarins sé eins og góð og kostur er.
Birtist á áður á Innherja Vísis.
